Apa Itu Boilerplate dalam Siaran Pers? Cara Menulisnya
Summary
Boilerplate dalam siaran pers adalah paragraf Tentang Kami tetap yang menutup setiap rilis. Isinya nama perusahaan, apa yang dilakukan, satu bukti yang bisa diverifikasi, URL, dan kontak media, dengan panjang sekitar 50 sampai 150 kata. Tulis master 100 kata, buat potongan untuk tiap kanal, tinjau setiap kuartal, dan pastikan teksnya sama di newsroom, situs, serta tanda tangan email. Tinjau teks ini secara berkala agar tetap akurat.
Seorang jurnalis membuka siaran pers Anda pukul 4:50 sore, butuh satu kalimat tentang siapa Anda, lalu menggulir ke bagian bawah. Jika paragraf itu samar, usang, atau tidak ada, cerita Anda ikut tertunda. Jadi, apa itu boilerplate dalam siaran pers? Ini adalah paragraf "Tentang Kami" tetap yang berada di akhir setiap siaran pers: 50 sampai 150 kata yang menjelaskan perusahaan Anda, bukti pendukungnya, dan kontak media, lalu dipakai ulang kata demi kata.
Dari mana kata boilerplate berasal dan mengapa bertahan
Istilah ini lebih tua dari email. Boilerplate awalnya berupa pelat baja yang dipakai ulang dalam percetakan koran, terutama antara 1890 dan 1950, menurut panduan Prezly tentang boilerplate siaran pers. Surat kabar mencetak satu blok teks sekali, lalu menekannya ke halaman demi halaman.
Logikanya bertahan sampai era mesin cetak digital. Siaran pers memuat berita yang selalu berubah: peluncuran, putaran pendanaan, kemitraan. Boilerplate adalah bagian yang tidak berubah. Ia ditempatkan di bawah isi dan blok kontak, sehingga jurnalis mendapat cerita dulu, latar belakang kemudian.
Pemisahan itu adalah inti dari semuanya. Siaran pers menjawab "apa yang terjadi". Boilerplate menjawab "perusahaan ini siapa, dan apakah cukup layak untuk dikutip".
Isi boilerplate yang wajib ada dan yang bisa dilewati
Sebagian besar panduan sepakat pada inti yang sama. Template Newswire mencantumkan nama perusahaan, apa yang dilakukan, misi, serta penghargaan atau keunggulan yang bisa dibuktikan. Tambahkan situs web, kontak media, dan, untuk perusahaan terbuka, kode saham.
Berikut daftar periksa yang kami pakai:
Apa yang Anda kerjakan, dengan kata benda yang jelas. "Platform penggajian untuk restoran dengan 5 sampai 50 karyawan" lebih baik daripada "penyedia solusi tenaga kerja inovatif terkemuka".
Satu bukti. Jumlah pelanggan, tahun berdiri, jangkauan negara, atau tahap pendanaan. Satu angka, dengan tanggalnya.
URL yang bisa diklik dan satu atau dua baris kontak. Alamat umum ditambah nama kontak PR paling ideal. Kontak yang hilang adalah kelalaian paling umum.
Hanya akun media sosial yang aktif. Akun yang mati memberi tahu jurnalis bahwa Anda sudah berhenti memperhatikan.
Lewati pernyataan misi jika bisa dimiliki perusahaan mana pun. Lewati biografi pendiri. Lewati daftar fitur produk. Semua itu lebih cocok di isi siaran pers atau di halaman Tentang.
Fakta konkret yang membawa paragraf ini. Contoh dari Prezly berguna di sini: boilerplate Uber menyebut lebih dari 42 miliar perjalanan sejak 2010, sementara boilerplate Boeing menyebut operasi di lebih dari 150 negara. Keduanya bisa diperiksa, dan keduanya menghemat jurnalis dari pencarian tambahan.
Berapa panjang boilerplate yang ideal?
Pendek. Panduannya bervariasi: Newswire menyebut sekitar 100 kata, Prezly menyebut 50 sampai 150 kata. Keduanya sepakat pada arahnya, karena boilerplate bisa terlalu panjang, tetapi sulit dibuat terlalu pendek.
Kanal distribusi yang menentukan batas sebenarnya. Kantor berita sering menagih berdasarkan jumlah karakter, sehingga versi Boeing di kantor berita berisi 75 kata dan 511 karakter. Versi Lush di newsroom miliknya sendiri berisi 198 kata dan 1.235 karakter. Logika perusahaannya sama, tetapi anggarannya berbeda.
Aturan kami: tulis master 100 kata, lalu simpan potongan 50 kata untuk kantor berita berbayar dan potongan 150 kata untuk newsroom Anda. Simpan ketiganya di satu tempat. Itu membawa kita ke kesalahan yang paling mahal.
Tiga kesalahan yang membuat jurnalis melewatkan Anda
Menulis sesuatu yang cocok untuk bisnis mana pun. "Kami adalah perusahaan multinasional" tidak memberi tahu siapa pun apa-apa. Ganti setiap kata sifat dengan fakta, atau hapus.
Membiarkannya usang. Boilerplate Anda menyebut "melayani 800 pelanggan" sementara beranda menyebut 2.000. Jurnalis yang melihat celah itu jadi kurang percaya pada sisa siaran pers. Tinjau setiap kuartal, dan juga setiap kali putaran pendanaan, akuisisi, atau rebranding selesai.
Menyembunyikan kontak. Jika jurnalis harus mencari email, tenggat kutipan lewat tanpa Anda. Letakkan alamat di baris terakhir, setiap kali.
Template boilerplate yang bisa diisi dalam sepuluh menit
Salin kerangka ini, lalu hapus setiap kata yang bisa menggambarkan pesaing:
Tentang [Perusahaan]. [Perusahaan] adalah [kategori] yang membantu [pelanggan spesifik] [hasil konkret]. Didirikan pada [tahun] di [kota], perusahaan ini melayani [jumlah] pelanggan di [jumlah] negara. [Satu bukti: penghargaan, pendanaan, atau sertifikasi.] Pelajari lebih lanjut di [URL]. Kontak media: [nama], [email].
Isi templatnya, lalu jalankan tiga pemeriksaan. Apakah kalimat pertama tetap berfungsi jika hanya kalimat itu yang dikutip? Apakah setiap angka sudah bertanggal dan mutakhir? Apakah orang asing bisa membedakan Anda dari pesaing terdekat?
Jika jawaban untuk pertanyaan terakhir adalah tidak, tulis ulang baris kategorinya, bukan kata sifatnya. "Agen orkestrasi pemasaran yang mengarahkan ulang kampanye lintas email, iklan, dan CRM" adalah kategori. "Platform pertumbuhan yang inovatif" hanyalah suasana.
Ke mana boilerplate pergi setelah siaran pers terbit
Boilerplate yang baik bukan aset untuk satu rilis saja. Ia juga muncul di situs web, tanda tangan email, profil media sosial, dan newsroom online Anda. Pemakaian ulang itulah yang membuat konsistensi penting: jurnalis dan alat pencarian AI sering mengambil paragraf itu apa adanya, jadi versi yang mereka temukan seharusnya versi yang sudah Anda setujui.
Tiga kebiasaan menjaga konsistensinya:
Satu sumber kebenaran. Satu dokumen bersama atau satu halaman newsroom, bukan paragraf yang disalin ke enam presentasi.
Satu pemilik. Siapa pun yang memimpin PR menyetujui perubahan. Yang lain mengajukan permintaan.
Satu tanggal tinjauan. Masukkan ke kalender. Kuartalan sudah cukup untuk sebagian besar tim.
Jika Anda menjalankan rilis lewat alat, logika yang sama berlaku. Prowly menggabungkan publikasi siaran pers dengan newsroom dan basis data media, Cision memadukan basis data jurnalis dengan distribusi kantor berita, dan Muck Rack dibangun di sekitar hubungan dengan jurnalis serta pemantauan pemberitaan. Masing-masing memungkinkan Anda menyimpan teks yang bisa dipakai ulang, sehingga boilerplate tidak lagi tersimpan di folder Unduhan seseorang.
Boilerplate yang lemah dan versi perbaikannya, berdampingan
Nasihat abstrak hanya sampai sejauh ini, jadi berikut contoh sebelum dan sesudah dengan perusahaan rekaan.
Sebelum: "Northwind adalah penyedia solusi end-to-end yang inovatif dan terkemuka, yang memberdayakan bisnis untuk membuka pertumbuhan di lanskap yang bergerak cepat."
Kalimat itu tidak menyebut pelanggan, produk, ataupun angka. Jurnalis tidak bisa mengutipnya, dan pesaing bisa menempelkan nama mereka sendiri di atasnya.
Sesudah: "Northwind membuat perangkat lunak penjadwalan untuk klinik gigi independen. Didirikan pada 2019 di Leeds, perusahaan ini melayani 1.400 klinik di Inggris dan Irlandia, dan membukukan putaran pendanaan Seri A pada 2025. Info lebih lanjut di northwind.example. Kontak media: Dana Hill, press@northwind.example."
Versi perbaikan ini berisi 36 kata, setiap klaimnya bisa diverifikasi, dan kontak menjadi hal terakhir yang dilihat jurnalis. Tambahkan bukti kedua dan satu baris misi jika kanal Anda mengizinkan 100 kata, lalu berhenti di situ.
Tesnya sederhana. Tutup nama perusahaan. Jika paragrafnya masih menunjuk ke satu perusahaan, berarti sudah berhasil. Jika bisa menggambarkan firma mana pun di kategori Anda, itu hanya pengisi.
Pemetaan singkat: boilerplate dibanding bagian lain siaran pers
Pemasar baru sering mencampuradukkan bagian-bagian siaran pers. Urutannya tetap:
Judul dan subjudul menyatakan berita, dan berubah di setiap rilis.
Dateline dan paragraf pembuka memberi tahu siapa, apa, kapan, dan di mana, dan berubah di setiap rilis.
Isi dan kutipan memberi bukti serta suara manusia, dan berubah di setiap rilis.
Boilerplate memberi latar belakang perusahaan, dan jarang berubah.
Kontak media menyebut siapa yang harus dihubungi, dan kadang berubah.
Hanya boilerplate yang ditulis sekali lalu dipakai ulang. Itu membuatnya menjadi aset termurah di tumpukan PR Anda dan, jika lemah, aset yang paling mahal untuk diabaikan.
Mengapa boilerplate yang bersih kini penting di luar jurnalis
Pembaca siaran pers tidak lagi hanya jurnalis. Mesin pencari dan asisten AI mengambil deskripsi perusahaan dari newsroom, kantor berita, dan halaman Tentang, lalu mengulanginya dalam jawaban. Jika paragraf Anda spesifik dan konsisten di semua tempat itu, ringkasan tentang Anda yang dilihat orang adalah yang Anda tulis.
Jika berbeda-beda, ringkasannya adalah campuran dari versi yang terakhir dirayapi. Risikonya mudah dibayangkan: salinan kantor berita lama mengungguli halaman newsroom Anda, dan jumlah karyawan yang sudah usang menjadi angka yang dibaca orang. Perbaikannya tidak butuh biaya. Selaraskan kata-katanya di mana pun, gunakan ejaan nama perusahaan yang sama, dan frasa kategori yang sama setiap kali.
Tulis kalimat pertama agar bisa berdiri sendiri. Itulah baris yang paling mungkin diambil, jadi ia harus memuat kategori, pelanggan, dan hasil tanpa bergantung pada kalimat sesudahnya.
Bagaimana boilerplate cocok dengan peluncuran multikanal
Siaran pers jarang berdiri sendiri. Ia masuk ke kotak surat, ditawarkan lewat email, dikutip di media sosial, dan ditargetkan ulang dengan iklan. Boilerplate ikut ke semua kanal itu, jadi satu klaim yang usang bisa tersalin ke setiap saluran.
Di sinilah orkestrasi menjadi berguna. Ketika deskripsi perusahaan berubah, pengarahan ulang harus mencapai email penawaran, halaman newsroom, dan bio media sosial pada hari yang sama, bukan tiga minggu kemudian. Itulah jenis pekerjaan yang dirancang untuk Compass: tumpukan pemasaran yang bertindak saat ada perubahan, alih-alih menunggu seseorang menyadarinya.
Untuk sisi CRM, basis fakta yang sama juga memberi makan outreach Anda. Simpan daftar media dan deskripsi perusahaan di satu sistem, seperti HubSpot, dan template penawaran akan menarik paragraf yang sudah disetujui secara otomatis.
Kapan perlu menulis lebih dari satu boilerplate
Satu perusahaan bisa membutuhkan dua versi. Merek induk dan peluncuran produk jarang berbagi audiens yang sama. Simpan boilerplate tingkat perusahaan untuk berita korporasi dan boilerplate tingkat produk untuk peluncuran, lalu pastikan keduanya saling menautkan.
Jangan memperbanyak lebih dari dua. Setiap versi tambahan adalah paragraf lain yang harus dijaga tetap mutakhir, padahal tujuan boilerplate adalah tetap membosankan dan benar.
Apa yang akan kami tulis hari ini
Lewati pernyataan misi kecuali ia spesifik. Lewati superlatif. Pertahankan satu angka bertanggal, satu kalimat sederhana tentang apa yang Anda kerjakan, satu tautan yang berfungsi, dan satu kontak manusia.
Jika Anda meluncurkan produk di kuartal keempat, inilah arah yang disarankan: tulis master 100 kata minggu ini, potong versi kantor berita 50 kata, dan jadwalkan tinjauan kuartalan sebelum siaran pers terbit. Sepuluh menit kerja sekarang menghemat jurnalis dari pencarian nanti, dan mencegah cerita Anda macet pada pukul 4:50 sore.